Nach der folgenden Anleitung können Sie vorgehen, um "Serien-PDFs" per E-Mail zu verschicken - also E-Mails mit einem angehängtem, personalisierten PDF, dessen Inhalt ein Serienbrief ist.
Auf Ihrem PC müssen dazu folgende Programme vorhanden sein:
- Word (2010 oder neuer)
- Acrobat XI Pro (oder neuer) mit installierten Office-Plugins, erkennbar an der Registerkarte Acrobat in Word. (Acrobat muss dazu lokal installiert sein. Institute, die die Campuslizenz nutzen, können das Programm über das Windows-Softwarecenter installieren.)
- Outlook zum E-Mail-Versand
Vorgehensweise:
Die Vorgehensweise unterscheidet sich zunächst nicht von der Erstellung eines normalen Serienbriefs in Word. Sie benötigen wie üblich eine Datenquelle und ein Hauptdokument mit den gewünschten Seriendruckfeldern.
1. Datenquelle erstellen/bearbeiten: Die Datenquelle muss jeweils die E-Mail-Adresse enthalten sein, an die E-Mails versendet werden sollen.
z.B. Name | Vorname | … | … sonstige Felder |E-Mail
2. Serienbrief ganz normal erstellen (Quelle auswählen, Felder einfügen, kontrollieren …), wenn alles okay ist, nicht wie sonst „Fertigstellen und zusammenführen“, sondern auf der Registerkarte Acrobat die Schaltfläche Serienbrieferstellung wählen. Das folgende Fenster erscheint und muss wie folgt ausgefüllt werden:
Eintragsbereich: Die Nummerierung entspricht den Nummern der einzelnen Seriendokumente.
PDF-Dateiname: Frei wählbarer Name für das PDF-Dokument, das in den E-Mail-Anhang kommt.
An: Im Feld An muss die Bezeichnung derjenigen Spalte aus der Datenquelle eingetragen werden, in der die Empfänger-E-Mail-Adressen stehen.
Die Betreffzeile ist für alle Empfänger identisch, ebenso der Text der E-Mail, den Sie im Feld Nachrichteinfügen.
Nach Klick auf OK wird noch nach einem Speicherort für die PDF-Dokumente gefragt. Dorthin werden die PDFs zusätzlich zum E-Mail-Versand gespeichert und dann versendet.