Docuware

Was ist Docuware?

Docuware ist das zentrale, vom ZDV betriebene DokumentenManagement-System (DMS) der Universität.
Es wird sowohl für wissenschaftliche Zwecke, als auch für Verwaltungsdienste eingesetzt.

Das Dokumentenmanagement-System dient als zentrale Ablage, in der digitale Dokumente revisionssicher und langfristig archiviert werden, um jederzeit wieder auffindbar zu sein.

Hierzu richten wir Docuware-Archive ein, in denen PDF-Dokumente mit strukturierten Metadaten (Indexfeldern) abgelegt werden können. Außerdem erfolgt für PDF-Dokumente eine automatische Volltext-Erkennung, so dass Suchen über den Volltext aller Dokumente ausgeführt werden können. Falls datenschutzrechtlich erforderlich, kann die Ablage auch in verschlüsselter Form erfolgen.
Dokumente und Daten können aus unterschiedlichsten Datenquellen in das System importiert werden. Sie können aus Anwendungen (z.B. MS Word und Acrobat Reader) direkt nach Docuware 'gedruckt' werden. Außerdem können E-Mails (und ggf. Anhänge) aus Outlook als PDF-Dokumente in DocuWare abgelegt werden.
Der Schreib- und Lesezugriff erfolgt über den Uni-Account und kann für jedes Archiv durch unterschiedliche, von uns eingerichtete Berechtigungskonzepte gesteuert werden. Hauptverantwortliche eines Archivs können die Berechtigungen für die Dokumentenrecherche bzw. Dokumentenablage selbst verwalten.

Das Befüllen der Metadaten und Indexfelder erfolgt entweder direkt bei der manuellen Ablage der Dokumente in das jeweilige Archiv, unmittelbar beim Import, oder als automatische, nächtliche Nachverschlagwortung, falls hierfür verwendbare Datenquellen verfügbar sind.

DocuWare kann Dokumente, für die in einem Archiv bestimmte Aufgaben anstehen (z.B. wenn Dokumente neu eingegangen sind und/oder Dokumente gelesen, bearbeitet oder abgestempelt werden müssen), automatisch in sogenannten Listen anzeigen, die für eine/n oder mehrere Bearbeiter sichtbar sind. Außerdem können automatisch E-Mail-Benachrichtigungen an Docuware-Benutzer versendet werden, wenn ein oder mehrere Dokumente für sie vorliegen.

Für Projekte mit umfangreichem Dokumentaufkommen steht eine individuell konfigurierbare Scan-Software mit Barcode-Erkennung bereit.
Der Zugriff auf die Archivinhalte erfolgt plattformunabhängig über den Web-Browser.

Dienstleistungen des ZDV

Mehr Informationen zu Docuware finden sie im → Docuware-Handbuch für Universitäts-Angehörige
(Login mit Uni-Account erforderlich).

Wir beraten Sie gern hinsichtlich der Umsetzung Ihrer Anforderungen, richten Ihnen Archive inklusive Indexfeldern und Berechtigungskonzepten ein und konfigurieren das System bei Bedarf für automatische Importe bzw. für die Nachverschlagwortung.

Eine Zusammenfassung der für die Neueinrichtung von Archiven zu klärenden Fragen finden Sie
in unserem Leaflet zur Einrichtung neuer Archive.

Wir beraten außerdem, falls erforderlich, bezüglich einsetzbarer Scanner und leisten Support bei Fragen zum System.

Sie möchten Docuware nutzen?

Hier finden Sie unseren Antrag auf Einrichtung eines Docuware-Archivs.