Informationen zum Anrufbeantworter

Die Anrufbeantworter werden vom Zentrum für Datenverarbeitung auf Exchange-Servern betrieben. Dadurch ist es möglich, dass Sprachnachrichten automatisch im E-Mail-Postfach zugestellt werden und man bei Anrufen in Abwesenheit eine E-Mail erhält. Der Zugriff auf Sprachnachrichten und E-Mails kann sowohl im E-Mail-Postfach als auch mit dem Telefon erfolgen. Wird eine Sprachnachricht im E-Mail-Programm gelöscht, kann sie auch nicht mehr mit dem Telefon abgehört werden und umgekehrt.

Die Konfiguration des Anrufbeantworters erfolgt über Outlook Web Access.

Skype-for-Business-Benutzer können den Anrufbeantworter über die Accountseite als Feature aktivieren:

→ https://account.uni-mainz.de/Feature

Für die Einrichtung des neuen Anrufbeantworters steht für Siemens-Telefone ein Online-Formular bereit, das Sie unter folgender Adresse nach Eingabe Ihrer ZDV-Benutzerdaten einsehen können:

→ Erfassung der Mitarbeiter-Telefonnummern

Dieses Formular dient dazu, Ihr ZDV-Benutzerkonto mit Ihrer Telefonnummer (fünfstellige interne Durchwahl) zu verbinden, damit Ihnen in Zukunft neue Nachrichten in Ihr Postfach zugestellt werden können. Geben Sie dazu Ihre Telefonnummer in das dafür vorgesehene Feld ein.

Wird die von Ihnen angegebene Nummer von mehreren Nutzern verwendet oder besitzt der angegebene Nutzer mehrere Nummern, so teilen Sie uns bitte die weiteren Benutzernamen bzw. die verschiedenen Nummern im Kommentarfeld mit.

Klicken Sie anschließend auf 'Absenden'. Ihr Anrufbeantworter wird manuell auf Microsoft Exchange umgestellt, was ein paar Tage dauern kann. Sie erhalten nach erfolgreicher Umstellung eine E-Mail-Bestätigung vom Absender 'Microsoft Outlook' und dem Betreff 'Welcome to Exchange Unified Messaging', in der Ihnen die Zugangsdaten (Access Number und PIN) mitgeteilt werden, die Sie dann benötigen, wenn Sie weiterhin mit Ihrem Telefon auf Ihren Anrufbeantworter zugreifen möchten.

Bei der ersten Benutzung des Anrufbeantworter sollten Sie Ihr Postfach für Voicemails einrichten und Ihren Namen und persönliche Begrüßungen aufnehmen. Sie werden durch die einzelnen Schritte geführt. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die 16.
  2. Geben Sie Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit #.
  3. Drücken Sie die 1, um Ihren Namen aufzunehmen. Mit # beenden Sie die Aufnahme.
  4. Bestätigen Sie die Aufnahme, indem Sie die 1 drücken, oder drücken Sie die 2,  um erneut aufzunehmen.
  5. Haben Sie die Aufnahme Ihres Namens bestätigt, drücken Sie die 1, um einen Begrüßungstext aufzunehmen.
  6. Auch hier bestätigen Sie mit der 1 und nehmen erneut auf mit der 2.

Die Einrichtung des Postfachs ist damit beendet.

Neue Nachrichten werden Ihnen per E-Mail in Ihrem Postfach zugestellt. Zusätzlich können Sie Nachrichten wie gewohnt über Ihr Telefon abrufen:

  1. Rufen Sie die Telefonnummer (Access Number) 16 an.
  2. Sie werden vom System begrüßt und zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert. Ihre PIN haben Sie per E-Mail bei der Einrichtung des Anrufbeantworters erhalten.
  3. Anschließend befinden Sie sich in einem sprachgesteuerten Menübaum. Bei Bedarf können Sie durch Drücken einer Zifferntaste auf Tonwahlsteuerung wechseln, um sich dann per Tastendruck durch das Menü zu bewegen.

Sollten Sie nur mit Tonwahlsteuerung arbeiten wollen, schalten wir auf Wunsch die Sprachsteuerung für Ihren Anrufbeantworter ab. Wenden Sie sich dazu bitte an die Hotline des ZDV.

Alle Optionen der aktuellen Menüebene werden Ihnen stets angesagt. Eine komplette Übersicht des Menübaumes finden Sie als Download in der rechten Spalte. Hier ein Kurzüberblick über die wichtigsten Funktionen der ersten Menüebene:

1            Sprachnachrichten abhören
2             E-Mails abhören
3             Kalenderoptionen abhören
4             Kontakt suchen
5             Eine Sprachnachricht verfassen
6             Persönliche Optionen ändern
0             Menü wiederholen

Während Sie unter 1 (Sprachnachrichten abhören) den Inhalt Ihres Anrufbeantworters abhören können, haben Sie unter 6 (Persönliche Optionen ändern) die Möglichkeit, eigene Einstellungen zu verändern, Ansagen aufzunehmen oder die PIN neu zu setzen.

Des Weiteren können Sie auch die → Quickstart-Anleitung für Outlook Voice Access verwenden.

Sprachnachrichten werden automatisch im E-Mail-Postfach zugestellt und auch bei Anrufen in Abwesenheit erhalten Sie eine E-Mail. Der Betreff der E-Mail beginnt mit 'Voice Mail from' bzw. 'Missed call from', gefolgt von der Nummer des Anrufers.

In der E-Mail erhalten Sie die Information 'You received a voice mail from' oder, falls keine Sprachnachricht hinterlassen wurde, 'You missed a call from', jeweils gefolgt von der Nummer des Anrufers.

Beispiel für einen verpassten Anruf:

Sprachnachrichten sind als MP3-Datei angehängt. Möchten Sie sich die Sprachnachricht anhören, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf den Pfeil vor der Sekundenanzeige.
Die Sprachnachricht wird über die Lautsprecher Ihres Computers abgespielt.
Klicken Sie auf Voicemail auf Telefon wiedergeben, wird die Sprachnachricht über das Telefon abgespielt.

 

Sie können mit Outlook Web Access Ihren Anrufbeantworter konfigurieren und z. B. Regeln für das Verhalten des Anrufbeantworters erstellen.

Loggen Sie sich dazu zunächst in OWA 2010 ein:

Outlook Web Access für Mitarbeiter

Nach dem Einloogen klicken Sie auf auf 'Optionen' in der rechten oberen Ecke:

 

Im Optionsmenü wählen Sie dann in der linken Spalte den Punkt 'Telefon' aus:

 

 

Sie haben unter dem Reiter 'Voicemail' nun die Möglichkeit, diverse Einstellungen vorzunehmen. Sie können zum Beispiel Ihre PIN zurücksetzen oder sich selbst anrufen lassen, um eine Begrüßung wiederzugeben. Das Aufzeichnen einer Begrüßung funktioniert auf diesem Wege aus technischen Gründen leider nicht.

Sie haben auch die Möglichkeit, das Verhalten des Anrufbeantworters durch Regeln zu steuern. Wollen Sie zum Beispiel, dass der Anrufer nur eine Ansage hört und keine Möglichkeit bekommt, eine Nachricht aufzusprechen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf oben links

 

Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen. Legen Sie die Fälle fest, für die diese Regel gelten soll. Sie können hier mehrere Angaben machen.

Beispiel: Immer wenn der Anrufer meine Voicemail erreicht und im Terminkalender ein Eintrag für diesen Zeitraum vermerkt ist.

Legen Sie anschließend fest, wie Ihr Anrufbeantworter reagiert. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Optionen auszuwählen.

Beispiel: Dem Anrufer diese Option bereitstellen: Ansage anhören, aber keine Nachricht aufsprechen können.

Klicken Sie dann unten auf 'Speichern und schließen'. Die neue Regel wird angezeigt und kann markiert und bearbeitet bzw. gelöscht werden:

Falls Ihnen die bei der Ersteinrichtung per E-Mail zugestellte PIN für Ihren Anrufbeantworter abhanden gekommen ist, können Sie diese selbst zurücksetzen.

Öffnen Sie dazu Outlook Web Access: https://mail.uni-mainz.de und melden Sie sich an.

Achtung: Wenn Sie die PIN für eine Funktionsmailbox zurücksetzen wollen, müssen Sie sich für diese anmelden - https://mail.uni-mainz.de/owa/ ihre-funktionsmailbox@uni-mainz.de (nach https://mail.uni-mainz.de/owa kommt ein Slash und dann die E-Mailadresse Ihrer Funktionsmailbox). Weiter unterscheidet sich das Verfahren nicht von dem im Folgenden beschriebenen.

Öffnen Sie die Einstellungen, indem Sie rechts oben auf das Zahnrad und dann auf Optionen klicken.

Es öffnet sich das Menü links. Die Einstellungsmöglichkeiten für den Anrufbeantworter (Voicemail) finden Sie unter Allgemein.

Klicken Sie auf Pin zurücksetzen.

Es öffnet sich ein Fenster. Folgen Sie den Anweisungen.

Wenn Sie bei verpassten Anrufen künftig keine Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie diese deaktivieren. Rufen Sie im Menü (Zahnrad rechts oben auf der Skype for Business-Oberfläche) den Punkt 'Persönliche Einstellungen' auf. Entfernen Sie das Häkchen im Feld 'Anruflisten im E-Mail-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" speichern'. Speichern Sie Ihre Einstellungen, indem Sie 'OK' drücken.