Funktionsmailbox in Outlook einrichten

Nachdem Ihre gewünschte Funktionsmailbox und die jeweiligen Zugriffsberechtigungen eingerichtet wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit den folgenden Daten:

Name der Mailbox (beginnt immer mit „mbx-„)

Display-Name (Beschreibender Anzeigename, wird beim Empfänger angezeigt).

E-Mail-Adresse (E-Mail-Alias, in der Form mailboxalias@domain.tld )

Login unter OWA (Pfad, unter dem Sie direkt per Webmail-Funktion auf die Mailbox zugreifen).

 

Hinzufügen von Berechtigten

Bei der Beantragung einer Funktionsmailbox werden mindestens zwei verantwortliche Ansprechpartner angegeben, die für die Vergabe von Berechtigungen zuständig sind. Diese Verantwortlichen können selbst Mitglieder zur Gruppe der zugriffsberechtigten Benutzer hinzufügen (und auch entfernen). Diese Administration erfolgt über die Seite

https://account.uni-mainz.de

Wählen Sie links den Punkt Berechtigungen.  Sollten Sie über die nötigen Berechtigungen verfügen, finden Sie die Zugriffsgruppen der Funktionsmailbox unter „Berechtigungen verwalten“.

Es gibt Gruppen für Verwalter/innen und Zugriffsberechtigte der Mailbox.

1. Hinzufügen von Accounts für Verwalter/innen

Mitglieder der Gruppe Verwalter/innen der Funktionsmailbox können Zugriffsberechtigte auf die Mailbox hinzufügen und entfernen.

In dieser Administratorengruppe sollten stets mindestens 2 Personen eingetragen sein, die gegenseitig eine Vertretung gewährleisten können.

Klicken Sie dazu auf Verwalter/innen der Funktionsmailbox, geben Sie im Feld Personensuche den Namen oder Benutzernamen der zu berechtigenden Person ein (wenn mehrere Accounts mit demselben Namen angezeigt werden, markieren Sie den gewünschten) und klicken Sie dann auf Benutzer hinzufügen.

Verwalter/innen können nicht automatisch auch auf die Mailbox zugreifen (also keine Mails empfangen, senden etc.). Wenn das erforderlich ist, müssen Sie den entsprechenden Account zusätzlich noch zur Gruppe der Zugriffsberechtigten hinzufügen (s. folgenden Punkt).

2. Hinzufügen von Accounts zur Gruppe der Zugriffsberechtigten

Um auf die Mailbox zugreifen zu können (Lesen, Versenden usw.), muss ein Account in die Gruppe der Zugriffsberechtigten aufgenommen werden.

Klicken Sie dazu auf Zugriffsberechtigte, geben Sie im Feld Personensuche den Namen oder Benutzernamen der zu berechtigenden Person ein (wenn mehrere Accounts mit demselben Namen angezeigt werden, markieren Sie den gewünschten) und klicken Sie dann auf Benutzer hinzufügen.

⚠ Achtung: Es kann bis zu 15 Minuten dauern, bis die neu eingetragenen Berechtigungen wirksam werden.

3. Mailbox in Outlook einbinden

  1. Schließen Sie Outlook.
  2. Öffnen Sie die Systemsteuerung (z.B. Windowstaste, dann "Systemsteuerung" tippen).
  3. Geben Sie in das Suchfeld oben rechts „e-mail“ ein.
  4. Klicken Sie in den Suchergebnissen auf „E-Mail (32-Bit)“.
  5. Klicken Sie im erscheinenden Fenster „Mail-Setup – Outlook“ auf Profile anzeigen

  1. Falls mehrere Profile vorhanden sind, wählen Sie das gewünschte aus.
  2. Klicken Sie auf Eigenschaften -> E-Mail-Konten -> Registerkarte E-Mail > Neu

8. Tragen Sie in das Feld "E-Mail-Adresse“ die E-Mail-Adresse Ihrer Funktionsmailbox (z.B. in der Form mailboxalias@domain.tld) ein, die Sie in der Bestätigungsmail erhalten haben. Die übrigen Felder bitte leer lassen.

9.Klicken Sie Weiter -> Fertigstellen.

Für Outlook 2019Weiter -> im Fenster Windows-Sicherheit "Verbindung mit [mailboxalias@domain.tld] wird hergestellt -> Weitere Optionen -> Anderes Konto verwenden -> Anmeldung mit dem persönlichen Benutzernamen und Passwort gefolgt von @uni-mainz.de -> Fertig stellen

10. Für den Zugriff über Outlook müssen Sie sich jetzt einmal neu am Rechner anmelden. Sie finden das Postfach der Funktionsmailbox dann in der Ordnerleiste in Outlook unterhalb Ihres eigenen Postfachs.

4. E-Mail versenden von der Funktionsmailbox

a) aus Outlook: Wenn Sie die Funktionsmailbox wie oben beschrieben in Outlook eingebunden haben, müssen Sie beim Versenden von Mails nur darauf achten, welches Postfach gerade aktiv ist, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen oder auf eine Mail antworten. Outlook nimmt als Absender automatisch die Mailbox, die gerade aktiv ist (d.h., deren Ordnerinhalt Sie anzeigen lassen).

 

b) aus dem Webbrowser (OWA): Alternativ können Sie natürlich Mails aus dem Webbrowser versenden (Outlook Web Access, OWA) - die Adresse, die Sie dazu aufrufen müssen, ist

https://mail.uni-mainz.de/owa/mailboxalias@domain.tld

Statt „mailboxalias@domain.tld“ geben Sie natürlich den richtigen Alias Ihrer Mailbox an.

Zum Einloggen verwenden Sie dabei immer Ihren eigenen Uniaccount, der für den Zugriff auf die Funktionsmailbox berechtigt wurde, und das zu Ihrem Account gehörige Passwort.


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