Häufige Fragen zu Microsoft Teams an der JGU

Alle Angehörigen der JGU haben die Möglichkeit Teams zu nutzen.

  • Spontane Besprechung innerhalb eines Teams: Dazu können Sie die Schaltfläche mit dem Kamerasymbol ganz unten auf der Seite "Beiträge" im Team verwenden.
  • Einladungs-Schaltfläche ("Neue Teams-Besprechung") in Outlook fehlt: Schließen Sie ggf. Outlook, und öffnen Sie zuerst Teams. Öffnen Sie danach Outlook, dann erscheint im Outlook-Kalender die Schaltfläche zur Erstellung von Teams-Besprechungen - unter der Voraussetzung, dass Sie einer der berechtigten Gruppen angehören.

Kontakte finden: Das geht am besten, wenn man im Suchfeld die komplette E-Mail-Adresse angibt. Dann findet sich der Kontakt in der linken Spalte unter Mitglieder - verwirrenderweise ist da der Default "Nachrichten".

Das Whiteboard steht nur in einer Besprechung (Meeting) zur Verfügung. Es wird nicht im Telefonat oder Chat angeboten. Sollten Sie im Telefonat oder Chat ein gemeinsames Whiteboard benötigen, können Sie unter whiteboard.microsoft.com ein Whiteboard erstellen und per Link freigeben.

Externe Benutzer kann man über die E-Mail-Adresse zu einem Team hinzufügen:
Das gewünschte Team öffnen > Mitglied hinzufügen… > die komplette Email-Adresse eingeben:

Wenn Sie auf „…als Gast hinzufügen“ klicken und mit „Hinzufügen“ bestätigen, bekommt der Gast eine E-Mail mit Link zu diesem Team.

Wenn der externe Nutzer mit der verwendeten E-Mail-Adresse bereits mit einem Microsoft-Konto registriert ist, kann er sich direkt anmelden. Falls noch kein Konto existiert, wird sofort eine Maske zum unkomplizierten Anlegen angezeigt. Für externe Nutzer ist ein Microsoft-Konto Bedingung zur Verwendung von Teams.

Das Hinzufügen zu einem Team ist bisher zwingend, um via Teams externe Nutzer kontaktieren zu können. Erst durch das Hinzufügen zu einem Team wird ein Gast in der JGU-Organisation erzeugt. Dieser kann dann auch einzeln angechattet werden.

Falls es nur um ein einzelnes Meeting geht: Sie können ein Meeting über den Kalender planen und dort die externen Mail-Adressen einladen. Diese erhalten dann einen Link, mit dem sie auch ohne Microsoft Account (sozusagen anonym) an dem Meeting teilnehmen können.