Häufige Fragen zu Microsoft Teams an der JGU

Installation

Wenn Sie Teams noch nicht auf Ihrem PC haben, können Sie es hier herunterladen: https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/download-app

Wer darf es nutzen?

Alle Angehörigen der JGU haben die Möglichkeit Teams zu nutzen.

Externe Teilnehmende

Externe Teilnehmende können über die E-Mail-Adresse zu einem Team hinzufügt werden:
Das gewünschte Team öffnen > Mitglied hinzufügen… > die komplette Email-Adresse eingeben:

Wenn Sie auf „…als Gast hinzufügen“ klicken und mit „Hinzufügen“ bestätigen, bekommt der Gast eine E-Mail mit Link zu diesem Team.

Wenn externe Teilnehmende mit der verwendeten E-Mail-Adresse bereits mit einem Microsoft-Konto registriert sind, können sie sich direkt anmelden. Falls noch kein Konto existiert, wird sofort eine Maske zum unkomplizierten Anlegen angezeigt. Für externe Teilnehmende ist ein Microsoft-Konto Bedingung zur Verwendung von Teams.

Das Hinzufügen zu einem Team ist bisher zwingend, um via Teams externe Teilnehmende kontaktieren zu können. Erst durch das Hinzufügen zu einem Team wird ein Gast in der JGU-Organisation erzeugt. Dieser kann dann auch einzeln angechattet werden.

Falls es nur um ein einzelnes Meeting geht: Sie können ein Meeting über den Kalender planen und dort die externen Mail-Adressen einladen. Diese erhalten dann einen Link, mit dem sie auch ohne Microsoft Account (sozusagen anonym) an dem Meeting teilnehmen können.

Ein Team anlegen

Wichtige Fragen vorab

  • Wie soll das Team heißen? Gibt es eine Beschreibung? (Name und Beschreibung lassen sich aber auch nachträglich ändern)
  • Welcher Teamtyp soll erstellt werden? (die Unterschiede zwischen den einzelnen Typen finden Sie hier: > support-microsoft.com 
  • Soll das Team öffentlich oder privat sein? (Privat bedeutet hier, dass nur Teambesitzer neue Mitglieder hinzufügen können)
  • Wenn es ein privates Team sein soll: Idealerweise sollten mindestens zwei Personen mit ihren Accounts als Besitzer fungieren

Erstellung des Teams

Öffnen Sie Teams, klicken Sie links auf den Reiter Teams, dann oben auf "Einem Team beitreten oder ein Team erstellen".

 

Klicken Sie auf "Team erstellen" und wählen Sie dann im folgenden Fenster den Teamtyp aus:


Tragen Sie den Namen und den Beschreibungstext (falls vorhanden) ein, und legen Sie fest, ob es sich um ein öffentliches oder privates Team handelt.

Jetzt fügen Sie noch mindestens ein weiteres Mitglied, besser zwei, als Besitzer hinzu:

Geben Sie die E-Mailadresse der Person, die Sie hinzufügen möchten, in das Feld ein.

Wenn der richtige Benutzer mit Namen angezeigt wird, klicken Sie auf "Hinzufügen".

Danach klicken Sie rechts vom angezeigten Namen auf Mitglied und ändern den Status zu Besitzer:

Wenn Sie einen oder mehrere Besitzer hinzugefügt haben, schließen Sie das Fenster.

Das Team ist nun erstellt und die neuen Besitzer können die Verwaltung übernehmen.

Als Besitzer ein Team verlassen

Wenn Sie selbst als Besitzer das Team verlassen möchten: Klicken Sie in der Teamliste auf das Drei-Punkte-Menü des entsprechende Teams und wählen Sie Team verlassen.

Besprechungen

Was Besprechungen genau sind, wie diese angelegt werden und welche Besprechungsoptionen es gibt, erfahren Sie auf unserer Übersichtsseite.

Aufzeichnungen

Wie Sie Aufzeichnung starten können und was Sie beachten müssen, um Aufzeichnungen durch andere Personen zu verhindern, erfahren Sie hier.

Kontakte

Kontakte finden: Das geht am besten, wenn man im Suchfeld die komplette E-Mail-Adresse angibt. Dann findet sich der Kontakt in der linken Spalte unter Mitglieder - verwirrenderweise ist da der Default "Nachrichten".

Whiteboard

Das Whiteboard steht nur in einer Besprechung (Meeting) zur Verfügung. Es wird nicht im Telefonat oder Chat angeboten. Sollten Sie im Telefonat oder Chat ein gemeinsames Whiteboard benötigen, können Sie unter whiteboard.microsoft.com ein Whiteboard erstellen und per Link freigeben.