Docuware

Was ist Docuware?

Docuware ist das zentrale, vom ZDV betriebene Dokumentenmanagement-System (DMS) der Universität.
Es wird sowohl für wissenschaftliche Zwecke, als auch für Verwaltungsdienste eingesetzt.

Das Dokumentenmanagement-System dient als zentrale Ablage, in der digitale Dokumente revisionssicher und langfristig archiviert werden, um jederzeit wieder auffindbar zu sein.

Hierzu richten wir Docuware-Archive ein, in denen PDF-Dokumente mit strukturierten Metadaten und Indexfeldern abgelegt werden können. Falls datenschutzrechtlich erforderlich kann die Ablage auch in verschlüsselter Form erfolgen.
Dokumente und Daten können flexibel aus unterschiedlichsten Datenquellen in das System importiert werden. Der Schreib- und Lesezugriff erfolgt über den Uni-Account und kann für jedes Archiv durch unterschiedliche, von uns eingerichtete Berechtigungskonzepte gesteuert werden.

Das Befüllen der Metadaten und Indexfelder erfolgt entweder direkt bei der manuellen Ablage der Dokumente in das jeweilige Archiv, unmittelbar beim Import, oder als automatische, nächtliche Nachverschlagwortung.

Für Projekte mit umfangreichem Dokumentaufkommen steht eine individuell konfigurierbare Scan-Software mit Barcode-Erkennung bereit.
Der Zugriff auf die Archivinhalte erfolgt plattformunabhängig über den Web-Browser.

Dienstleistungen des ZDV

Wir beraten Sie hinsichtlich der Umsetzung Ihrer Anforderungen, richten Ihnen Archive inklusive Berechtigungskonzepten und Indexfeldern ein und konfigurieren das System bei Bedarf für automatische Imports bzw. für die Nachverschlagwortung.

Wir beraten außerdem, falls erforderlich, bezüglich einsetzbarer Scanner und leisten Support bei Fragen zum System.

Sie möchten Docuware nutzen?

Hier finden Sie unseren Antrag auf Einrichtung eines Docuware-Archivs.

Kontakt

Docuware-Beratung des ZDV
→ E-Mail | → Homepage

Tivoli (TSM): Archivierung

Beim Archivieren von Dateien sollte man folgendes beachten:

 

 

 

Sollen viele Dateien archiviert werden, so sollten diese möglichst in gepackter Form (z.B als .zip oder .tar) archiviert werden.

Jedem Archiv sollte man eine Beschreibung hinzufügen, was bei dem Zurückholen der Dateien das Suchen erheblich erleichtert.

Es können nur Dateien auf die Plattform zurückgeholt werden, auf der sie archiviert wurden, d.h, wenn auf einem Windows archiviert wurde, kann man die Dateien nicht unter Linux/Mac zurückholen und umgekehrt.

Archivierung und Backup

Soll neben dem Backup auch noch die Archivierungsfunktion genutzt werden, muss der TSM Client zuerst für das Backup konfiguriert werden. Für das Archiv wird ein anderer Nodename und Kennwort genutzt. Möchte man nun Dateien archivieren, so muss man sich mit dem Nodenamen für das Archiv anmelden. Der TSM Client bietet die Möglichkeit einen anderen Nodenamen (nicht Backup) temporär, auf die Dauer einer Sitzung beschränkt, zu nutzen.

Nutzt man die GUI, so klickt man auf Utilities -> Access Another Node, und gibt Nodenamen und Kennwort ein. Solange das GUI Fenster geöffnet ist, hat man Zugriff auf das Archiv.

Nutzt man hingegen die Konsole, so ruft man dsmc wie folgt auf:
dsmc -virtualnodename=neuerNodename
Man hat solange Zugriff auf das Archiv, bis der dsmc beendet wird.

Archivieren über GUI (Windows / Linux / Mac)

Nach dem Start des TSM, wählt man im Hauptfenster den Menüpunkt Archive. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, indem die Dateien für das Archiv ausgewählt werden können.

Jetzt gibt man eine Beschreibung in das Eingabefeld ein und klickt auf Archive. Wählt man eine Beschreibung die schon für ein früheres Archiv verwendet wurde, so werden die Dateien diesem hinzugefügt. Gibt man keine Beschreibung an, so fügt TSM die Beschreibung "Archive Date: Datum der Archivierung" hinzu.

Zurückholen von Dateien über GUI (Windows / Linux / Mac)

Nach dem Start des TSM, wählt man im Hauptfenster den Menüpunkt Retrieve. Es öffnet sich ein neues Fenster, indem die Dateien aus dem Archiv ausgewählt werden können.

Links in der Leiste kann ein Archiv ausgewählt werden, aus dem die Dateien zurückgeholt werden sollen. Hier im Beispiel existieren zwei Archive. Beim ersten wurde versäumt eine Beschreibung anzugeben. Nützlich ist hier die Suchfunktion (auf die Taschenlampe in der Symbolleiste klicken), wo nach Dateinamen/Archivnamen gesucht werden kann. Hat man alle Dateien gefunden und makiert, kann man sie mit einem Klick auf Retrieve zurückholen.

Archivieren über Konsole (Linux)

Um Dateien über die Konsole zu archivieren, muss man zunächst das Programm dsmc starten. Alle, im folgenden genannte, Befehle werden im Programm dsmc eingegeben.
Einzelne Datei archivieren:
tsm> archive /home/projekte/projekte2009.tar -desc="Alle Projekte aus dem Jahr 2009"
Archiviert die Datei projekte2009.tar und fügt die Beschreibung "Alle Projekte aus dem Jahr 2009" hinzu, die das spätere Suchen erleichtert.

Meherere Dateien archivieren:
tsm> archive /home/projekte/*.tar
Archiviert alle Dateien mit der Endung .tar im Verzeichnis /home/projekte.

Zusätzlich kann noch die Option -deletefiles angegeben werden um die Archivierten Dateien vom lokalen Computer zu löschen.

Zurückholen über Konsole (Linux):
Um Dateien über die Konsole zurückzuholen, muss man zunächst das Programm dsmc starten. Alle, im folgenden genannte, Befehle werden im Programm dsmc eingegeben.
Einzelne Datei zurückholen:
tsm> retrieve /home/projekte/projekte2009.tar
Holt die Datei projekte2009.tar zurück und speichert sie am ursprünglichen Speicherort.

Mehrere Dateien zurückholen:
tsm> retrieve /home/projekte/*.tar
Holt alle Dateien im Verzeichniss /home/projekte züruck, die mit .tar enden.

Optional kann -pick verwendet werden:

TSM Scrollable PICK Window - Retrieve
# Archive Date/Time       File Size A/I File
------------------------------------------------------------------------
1. | 13.11.2012 03:00:15 4.00 KB    A  /home/
2. | 27.11.2012 03:00:19 42B        A  /home/test.pl

0---------10--------20--------30--------40--------50--------60--------70
<U>=Up <D>=Down <T>=Top <B>=Bottom <R#>=Right <L#>=Left
<G#>=Goto Line # <#>=Toggle Entry <+>=Select All <->=Deselect All
<#:#+>=Select A Range <#:#->=Deselect A Range <O>=Ok <C>=Cancel pick>

Mit den Tasten U (nach oben scrollen), D (nach unten scrollen), T (zum Kopf der Liste springen) und B (ans Ende der Liste springen) kann durch die Liste navigiert werden. Eine einzelne Datei kann mittels Eingabe der Zeilennummer (hier: 2 wählt test.pl aus) direkt ausgewählt werden. Sollen mehrere Datein ausgewählt werden, gibt es die Möglichkeit alle mit + oder einen Bereich start:ende+ (Bsp. Zeile 1 bis 10 1:10+) auszuwählen.