Informationen zum Anrufbeantworter

Umstellung auf den neuen Anrufbeantworter

Die neuen Anrufbeantworter werden vom Zentrum für Datenverarbeitung auf Exchange-Servern betrieben. Dadurch ist es möglich, dass Sprachnachrichten nun automatisch im E-Mail-Postfach zugestellt werden und man auch bei Anrufen in Abwesenheit eine E-Mail erhält. Der Zugriff auf Sprachnachrichten und E-Mails kann nun sowohl im Email-Postfach als auch mit dem Telefon erfolgen. Wird eine Sprachnachricht im Mail-Programm gelöscht, kann sie auch nicht mehr mit dem Telefon abgehört werden und umgekehrt.

Die Konfiguration des Anrufbeantworters erfolgt über Outlook Web Access 2010 oder Outlook 2007.

Für die Einrichtung des neuen Anrufbeantworters steht ein Online-Formular bereit, das Sie unter folgender Adresse nach Eingabe Ihrer ZDV-Benutzerdaten einsehen können:

→ Erfassung der Mitarbeiter-Telefonnummern

Dieses Formular dient dazu, Ihr ZDV-Benutzerkonto mit Ihrer Telefonnumer (fünstellige interne Durchwahl) zu verbinden, damit Sie in Zukunft neue Nachrichten in Ihr Postfach zugestellt bekommen können. Geben Sie dazu Ihre Telefonnumer in das dafür vorgesehene Feld ein.

Wird die von Ihnen angegebene Nummer von mehreren Nutzern verwendet oder besitzt der angegebene Nutzer mehrere Nummern, so teilen Sie uns bitte die weiteren Benutzernamen bzw. die verschiedenen Nummern im Kommentarfeld mit.

Klicken Sie anschließend auf 'Absenden'. Ihr Anrufbeantworter wird anschließend manuell auf Microsoft Exchange umgestellt, was ein paar Tage dauern kann. Sie erhalten nach erfolgreicher Umstellung eine E-Mail-Bestätigung vom Absender 'Microsoft Outlook' und dem Betreff 'Welcome to Exchange Unified Messaging', in der Ihnen die Zugangsdaten (Access Number und PIN) mitgeteilt werden, die Sie dann benötigen, wenn Sie weiterhin mit Ihrem Telefon auf Ihren Anrufbeantworter zugreifen möchten.

Erste Einrichtung

Bei der ersten Benutzung des Anrufbeantworter sollten Sie Ihr Postfach für Voicemails einrichten und Ihren Namen und persönliche Begrüßungen aufnehmen. Sie werden durch die einzelnen Schritte geführt. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie die 16.
  2. Geben Sie Ihre PIN ein und bestätigen Sie mit #.
  3. Drücken Sie die 1, um Ihren Namen aufzunehmen. Mit # beenden Sie die Aufnahme.
  4. Bestätigen Sie die Aufnahme, indem Sie die 1 drücken, oder drücken Sie die 2,  um erneut aufzunehmen.
  5. Haben Sie die Aufnahme Ihres Namens bestätigt, drücken Sie die 1, um einen Begrüßungstext aufzunehmen .
  6. Auch hier bestätigen Sie mit der 1 und nehmen erneut auf mit der 2

Die Einrichtung des Postfachs ist damit beendet.

Aktivierung

Der Anrufbeantworter wird aktiviert, indem Sie eine Rufumleitung auf die 16 einrichten. Eine Anleitung finden Sie hier:

→ Anrufumleitung und Rufweiterschaltung

Zugriff mit Telefon

Neue Nachrichten werden Ihnen nun per E-Mail in Ihrem Postfach zugestellt. Zusätzlich können Sie Nachrichten wie gewohnt über Ihr Telefon abrufen:

  1. Rufen Sie die Telefonnummer (Access Number) 16 an.
  2. Sie werden vom System begrüßt und zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert. Ihre PIN haben Sie per Email bei der Einrichtung des neuen Anrufbeantworters erhalten.
  3. Anschließend befinden Sie sich in einem sprachgesteuerten Menübaum. Bei Bedarf können Sie durch Drücken einer Zifferntaste auf Tonwahlsteuerung wechseln, um sich dann per Tastendruck durch das Menü zu bewegen.

Sollten Sie nur mit Tonwahlsteuerung arbeiten wollen, schalten wir auf Wunsch die Sprachsteuerung für Ihren Anrufbeantworter ab. Wenden Sie sich dazu bitte an die Hotline des ZDV.

Sie bekommen alle Optionen der aktuellen Menüebene stets angesagt. Eine komplette Übersicht des Menübaumes finden Sie als Download in der rechten Spalte. Hier ein Kurzüberblick über die wichtigsten Funktionen der ersten Menüebene:

1             Sprachnachrichten abhören
2             E-Mails abhören
3             Kalenderoptionen abhören
4             Kontakt suchen
5             Eine Sprachnachricht verfassen
6             Persönliche Optionen ändern
0             Menü wiederholen

Während Sie unter 1 (Sprachnachrichten abhören) den Inhalt Ihres Anrufbeantworters abhören können, haben Sie unter 6 (persönliche Optionen ändern) die Möglichkeit, eigene Einstellungen zu verändern, Ansagen aufzunehmen oder die PIN neu zu setzen.

Zugriff mit Mail-Programm

Sprachnachrichten werden automatisch im E-Mail-Postfach zugestellt und auch bei Anrufen in Abwesenheit erhalten Sie eine E-Mail. Der Betreff der E-Mail beginnt mit 'Voice Mail from' bzw. 'Missed call from', gefolgt von der Nummer des Anrufers. In der E-Mail erhalten Sie die Information 'You received a voice mail from' oder, falls keine Sprachnachricht hinterlassen wurde, 'You missed a call from', jeweils gefolgt von der Nummer des Anrufers.

Die Sprachnachricht ist als MP3-Datei angehängt. Möchten Sie sich die Sprachnachricht anhören, gehen Sie folgendermaßen vor:

Outlook Web Access 2010

Mit einem Klick auf den Dateinamen können Sie die Nachricht anhören bzw. abspeichern:

Genauso greifen Sie in Outlook 2003 und Thunderbird auf Sprachnachrichten zu.

Outlook 2007

In Outlook 2007 können Sie die Sprachnachricht direkt in der E-Mail wiedergeben, indem Sie auf 'Wiedergeben' oder den Play-Button des Players klicken:

Konfiguration mit Outlook Web Access 2010

Sie können mit Outlook Web Access 2010 Ihren Anrufbeantworter konfigurieren und z. B Regeln für das Verhalten des Anrufbeantworters erstellen.

Loggen Sie sich dazu zunächst in OWA 2010 ein:

Outlook Web Access für Mitarbeiter

Nach dem Einloogen klicken Sie auf auf 'Optionen' in der rechten oberen Ecke:

Im Optionsmenü wählen Sie dann in der linken Spalte den Punkt 'Telefon' aus:

Sie haben unter dem Reiter 'Voicemail' nun die Möglichkeit, diverse Einstellungen vorzunehmen. Sie können zum Beispiel Ihre PIN zurücksetzen oder sich selbst anrufen lassen, um eine Begrüßung wiederzugeben. Das Aufzeichnen einer Begrüßung funktioniert auf diesem Wege aus technischen Gründen leider nicht.

Sie haben auch die Möglichkeit, das Verhalten des Anrufbeantworters durch 'Regeln' zu steuern. Wollen Sie zum Beispiel, dass der Anrufer nur eine Ansage hört und keine Möglichkeit bekommt, eine Nachricht aufzusprechen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf 'Neue Regel':

Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen. Sie können anschließend einen Zeitraum auswählen, in dem die Regel in Kraft treten soll. Soll der Anrufer keine Möglichkeit erhalten, eine Nachricht aufzusprechen, klicken Sie anschließend noch auf das X neben 'Zum Aufzeichnen einer Sprachnachricht '#' drücken', so dass der Eintrag verschwindet:

Klicken Sie dann unten auf 'Speichern und schließen'. Die neue Regel wird angezeigt und kann markiert und bearbeitet bzw. gelöscht werden:

Konfiguration mit Outlook 2007

Auch mit Outlook 2007 ist es möglich, den Anrufbeantworter zu konfigurieren. Das Erstellen von Regeln steht hier jedoch nicht zur Verfügung.

Wählen Sie im Menü 'Extras' den Punkt 'Optionen'. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Reiter 'Voicemail' auswählen:

Sie haben hier diverse Einstellungsmöglichkeiten. Dazu gehört das Zurücksetzen Ihrer PIN für den telefonischen Zugriff auf Ihr Postfach und die Wahl der Grußformel, die für Anrufer abgespielt werden soll. Sie können eine Grußformel abspielen, indem Sie auf den Button 'Anrufen' klicken. Das Aufzeichnen einer Begrüßung funktioniert auf diesem Wege aus technischen Gründen leider nicht.

PIN zurücksetzen

falls Ihnen die bei der Ersteinrichtung per E-Mail zugestellte PIN für Ihren Anrufbeantworter abhanden gekommen ist, können Sie diese selbst zurücksetzen.

Öffnen Sie dazu Outlook Web Access: https://mail.uni-mainz.de und melden Sie sich an.

Achtung: Wenn Sie die PIN für eine Funktionsmailbox zurücksetzen wollen, müssen Sie sich für diese anmelden - https://mail.uni-mainz.de/owa/ ihre-funktionsmailbox@uni-mainz.de (nach https://mail.uni-mainz.de/owa kommt ein Slash und dann die E-Mailadresse Ihrer Funktionsmailbox). Weiter unterscheidet sich das Verfahren nicht von dem im Folgenden beschriebenen.

Klicken Sie rechts oben auf Optionen,

dann Alle Optionen anzeigen. Im folgenden Fenster dann in der linken Spalte auf Telefon, rechts Voicemail, unter PIN zurücksetzen auf Voicemail-PIN zurücksetzen.