Häufige Fragen zu Word für Windows

1. Der Rechner friert beim Bearbeiten meines Dokuments für mehrere Sekunden ein

Word ist recht speicherintensiv. Wenn dieses Problem bei großen Dateien auftritt, hilft es oft, aus der Layout-Ansicht in die Normalansicht zu schalten, wenn nur Text eingegeben werden soll.
Soll allerdings am Layout gearbeitet werden, empfiehlt es sich, das Dokument in mehrere kleine Dokumente (z.B. nach Kapiteln) aufzuteilen, und diese einzeln zu bearbeiten.
Grundsätzlich sollte das Seitenlayout immer erst dann gemacht werden, wenn die Texteingabe beendet ist. Gewollte Seitenumbrüche immer mit <STRG> + <RETURN> oder Einfügen – manueller Umbruch – Seitenumbruch eingeben, nicht solange Return drücken, bis bis der Seitenumbruch erfolgt.
Grundsätzlich empfiehlt es sich auch, die Schnellspeicherung (Extras - Optionen - Speichern – Schnellspeicherung zulassen) zu deaktivieren. Viele Fehler in Word-Dokumenten entstehen durch diese Einstellung, die Änderungen direkt im Dokument festhält (und es dabei immer größer werden lässt).

2. Ich möchte meine Hausarbeit zu Hause weiterbearbeiten, habe aber kein Word 2010, sondern nur ... (Word 2003, Word 2007, Word für MacIntosh ..., etwas ganz anderes)

Word 2007 kommt mit den Dokumenten, die mit der Version 2010 erstellt sind, problemlos zurecht. Für frühere Versionen gut geeignet ist das Format „Word 97-2003 Dokument" (*.doc); es kann aber nicht schaden, zumindest zu Anfang den Text in mehreren Fassungen (auch .rtf und .txt) abzuspeichern, um sicherzustellen, dass man mit irgendeiner Version weiterarbeiten kann.



Natürlich sind einige Features der neueren Versionen in den älteren schlicht nicht vorhanden, wenn man also von Beginn an weiß, dass die Arbeit parallel auf einer anderen Word-Version bearbeitete werden soll, dann empfiehlt es sich, auf solche Dinge (beispielsweise ungewöhnliche Textfarben, komplexe Tabellen ...) zu verzichten. Die ganz wesentlichen Funktionen (Formatvorlagen für Überschriften, Abbildungen/Beschriftungen, Fußnoten, Seitenzahlen) etc. gibt es in allen Versionen.

Libre Office kommt mit normalen Word-Dokumenten übrigens auch klar.

3. Wie kann man zerstörte Dokumente eventuell retten?

Falls Sie große Dokumente mit vielen Verknüpfungen, Grafiken, Tabellen und ähnliches erstellen, kann Word recht plötzlich an seine Grenzen stoßen, einen Absturz produzieren und eventuell die Datei, die Sie gerade bearbeitet haben, zerstören.

Für einen ersten Rettungsversuch eignet sich die Wiederherstellungsfunktion:

Dazu schließen Sie Word, falls das nicht ohnehin bereits durch den Absturz geschehen ist, und rufen es über Start-Programme-Microsoft Office-Word 2010 ohne eine bestimmte Datei erneut auf. Mit etwas Glück bietet das Programm dann in einem Fensterbereich auf der linken Seite die Möglichkeit, das abgestürzte Dokument im letzten gespeicherten Zustand wiederherzustellen.

Dann muss man es einfach nur unter einem neuen Namen speichern.

Falls diese Vorgehensweise nicht zum Erfolg führt, oder wenn sich ein Dokument gar nicht mehr öffnen lässt, haben Sie noch die folgenden vier Möglichkeiten:

  • Versuchen Sie, das defekte Dokument in ein neues, leeres Winword-Dokument zu importieren: Menü Einfügen – Datei.
  • Versuchen Sie, das Dokument mit dem Programm „Word-Pad“ zu öffnen (Start-Programme-Zubehör-Word-Pad).
  • Auch Staroffice ist einen Versuch wert, wenn Word sich weigert, seine eigenen Dokumente zu öffnen!
  • Ein Dokument, das sich zwar laden, aber nicht mehr bearbeiten lässt, können Sie eventuell noch als RTF-(Rich-Text)-Dokument abspeichern.

    Allerdings gehen auch dabei Verknüpfungen und eine Vielzahl von Formatierungen verloren.

Noch ein Link zur MS Knowledgebase, zum selben Thema (englisch)

Besonders gerne passiert so etwas übrigens beim Arbeiten vom USB-Stick. Bitte: Nie, wirklich nie direkt vom USB-Stick arbeiten! USB-Sticks sind prima zum Transport, zum Arbeiten sollte man die Dateien immer auf U: kopieren.

4. Mein Dokument muss kaputt sein – es lässt sich zwar noch öffnen, aber es passieren merkwürdige Dinge (seltsame Zeichen erscheinen, die Fußnotenziffern sind durcheinander, es lassen sich immer dieselben Formatierungen nicht mehr einstellen usw.)

  1. Stellen Sie den Drucker als Standard (Start – Einstellungen – Drucker, rechter Mausklick auf den Drucker, „Als Standard definieren“ wählen mit linkem Mausklick) ein, auf dem Sie das Dokument ausdrucken wollen.
  2. Öffnen Sie ein neues, leeres Wordfenster. Markieren Sie Ihre ursprüngliche Arbeit mit der Maus (in Portionen von maximal 25 Seiten!!!) – lassen Sie dabei unbedingt das erste und das letzte Wort der Arbeit aus –, und kopieren Sie die Markierung (mit Strg + C oder Bearbeiten - Kopieren).
  3. Wechseln Sie nun in das leere, neue Dokument und fügen Sie den zu kopierenden Teil in das Dokument an die passende Stelle ein (mit Strg + V oder Bearbeiten – Einfügen)
  4. Wiederholen sie nun den zweiten und dritten Schritt so lange, bis das gesamte Dokument im neuen Dokument vorhanden ist. Ergänzen Sie nun das erste Wort.

Warum ist das so? Word speichert sehr viele Informationen quasi im ersten Buchstaben des Dokumentes: Neben allen Computerdaten (Microsoft Office Lizenz, Windows Lizenz, Netzwerkkarten Hardwareadresse, und IP-Adresse jedes [!!!] Computers, an dem das Dokument bearbeitet wurde) wird auch die „Seiteneinteilung“ des Druckertreibers verwendet, der eingestellt war, als das Dokument erstellt wurde.

War überhaupt kein Drucker eingestellt, wird eine „Phantasieseite“ erstellt und die Einteilung danach gemacht. Andere Daten werden in der letzten Absatzmarke gespeichert. Gerade bei längeren Dokumenten stören diese Datenmassen nicht nur die Anpassung der Seiten an den gewählten Druckertreiber, sondern z.B. auch die richtige Verarbeitung der Fußnoten (siehe dazu auch Frage 5).

Manchmal ist auch die Dokumentvorlage kaputt. Falls es sich dabei um die Standardvorlage normal.dotx (bzw. normal.dot bei Word bis Version 2003 einschließlich) handelt: Diese lässt sich löschen. Word erstellt sie dann beim nächsten Neustart wieder im Ursprungszustand. Alle persönlichen Einstellungen sind dann allerdings weg!

    5. Word verschiebt meine Fußnoten auf eine andere Seite, was soll ich tun?

    Das ist ein grundsätzliches Problem bei Word, schon seit der ersten Version.
    Zu diesem Problem gibt es eine Support-Seite von Microsoft, allerdings nur auf Englisch.
    Da das Problem an der Universität relativ häufig auftritt, sollen hier die verschiedenen Workarounds aufgezeigt werden (Das Folgende ist eine freie Übersetzung der Orginal-Support-Seite).

    Was passiert?
    Die gesamte Fußnote steht nicht auf derselben Seite wie die Referenznummer. Dass ein Teil eines Fußnotentextes auf die nächste Seite wandert ist eigentlich normal.

    Ursache
    Wenn der Fußnotentext nicht mehr in den verfügbaren freien Platz passt, verschiebt er sich automatisch auf die nächste Seite. Wie viel Platz für den Fußnotentext verfügbar ist, hängt von der Menge des Seitentextes ab, den Einstellungen der Seitenränder und von der Anzahl und der Textmenge der Fußnoten.

    Workaround
    Falls der Fußnoten-Text auf die nächste Seite rutscht, kann es helfen, die Einstellungen oder die Formatierungen der Fußnote zu ändern.
    Um festzulegen, wo die Fußnoten in Ihrem Text erscheinen, suchen Sie sich die passende Methode für Ihr Problem aus den folgenden acht Methoden heraus:

    Methode 1: Ausschalten der Funktion „Druckermaße für Dokument-Layout verwenden“
    Diese Methode funktioniert nur unter Winword 97:

    1. In Extras - Optionen wählen Sie die Registerkarte „Kompabilität“;
    2. In der Liste unter „Empfohlene Optionen für“ wählen Sie Microsoft Wort 6.0 / 95 aus;
    3. In der Liste unter Optionen schalten Sie „Druckermaße für Dokument-Layout verwenden“ aus. (Falls die Option ausgewählt ist, entfernen Sie den Haken; falls sie nicht ausgewählt ist, wählen Sie sie aus.);
      Anmerkung: In den meisten Fällen hilft es, diese Einstellung abzuwählen.

    Methode 2: Den Zeilenabstand für den normalen Text auf genau stellen
    Benutzen Sie diese Methode, falls Sie in Ihrem Dokument einen anderen Zeilenabstand als „einfach“ eingestellt haben (Menü Format - Absatz).
    Stellen Sie den Zeilenabstand für den Seitentext auf ein genaues Maß (in Punkt). Dieses Maß hängt von der Schriftgröße Ihres Seitentextes und dessen Schriftschnitt ab. Folgendermaßen ändern Sie den Zeilenabstand:

    1. Im Menü Bearbeiten wählen Sie „Alles markieren“ (oder Sie benutzen Strg + A); 
    2. Menü Format - Absatz;
    3. Bei Zeilenabstand wählen Sie „genau“ und bei Maß die gewünschte Punkt-Größe (z. B. bei 12 pt Schrifthöhe 30 pt Zeilenabstand);
    4. Mit OK bestätigen.

    Methode 3: Den Zeilenabstand im Fußnoten-Text auf genau setzen
    Setzen Sie den Zeilenabstand des Fußnoten-Textes auf eine genaue Punkt-Größe, etwas größer als die Schrifthöhe. Dies reduziert den Leerraum zwischen den Fußnoten und man hat somit mehr Platz für Fußnoten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Wählen Sie im Menü Format - Formatvorlage ...
    2. In der Liste der Formatvorlagen wählen Sie „Fußnotentext“ aus und klicken dann auf „Bearbeiten“;
    3. Im Fenster „Formatvorlage bearbeiten“ wählen Sie Format: Absatz;
    4. Dort stellen Sie bei Zeilenabstand genau ein;
    5. Bei „Maß“ wählen Sie eine Punkt-Größe, die etwas größer ist als die Schrifthöhe des Fußnoten-Textes und klicken Sie dann auf OK.
      Falls Ihr Fußnoten-Text z.B. 10 Punkt hoch ist, setzen Sie den Zeilenabstand auf genau 10,5 Punkt.
      Achtung: Wenn Sie den Zeilenabstand kleiner als die Texthöhe einstellen, kann es sein, dass der Anfang oder das Ende des Fußnoten-Textes nicht sichtbar ist;
    6. Klicken Sie auf OK und „Zuweisen“.
      Achtung: Die Änderung der Formatvorlage wirkt sich auf alle Fußnoten aus und nicht nur auf eine spezielle Seite.

    Methode 4: Die Schrifthöhe in der Formatvorlage für Fußnoten-Text etwas kleiner einstellen

    1. Menü Format - Formatvorlage wählen;
    2. In der Liste der Formatvorlagen Formatvorlagentext auswählen und auf bearbeiten klicken;
    3. Im Fenster Formatvorlage bearbeiten wählen Sie Format Zeichen;
    4. Im nachfolgenden Fenster stellen Sie bei Schriftgrad die Punkt-Größe etwas kleiner ein und bestätigen mit OK;
    5. Klicken Sie nochmals auf OK und dann auf „Zuweisen“.

    Methode 5: Die Seitenränder schmaler einstellen

    1. Klicken Sie im Menü Datei auf Seite einrichten;
    2. Reduzieren Sie die Seitenränder und bestätigen Sie mit OK.

    Methode 6: Verringern Sie den Platzbedarf des Seiten-Textes
    Reduzieren Sie die Punkt-Größe des Textes ein wenig. Falls Sie Formatvorlagen verwendet haben, können Sie die Schriftgröße direkt darüber verändern.
    Falls Sie keine Formatvorlagen verwendet haben, markieren Sie den gesamten Text und verwenden einer der folgenden Möglichkeiten:

    • Wählen Sie im Menü Format - Zeichen und verringern Sie die Schriftgröße.
      ODER
    • Wählen Sie im Menü Format - Absatz und verringern Sie den Zeilenabstand des Textes.

    Methode 7: Den Zeilenabstand der Fußnoten-Trennlinie verringern

    1. Wählen Sie im Menü Ansicht - Normal;
    2. Wählen Sie im Menü Ansicht - Fußnoten. Im Fußnoten-Fenster wählen Sie aus der Liste „Fußnoten-Trennlinie“;
    3. Markieren Sie die Fußnoten-Trennlinie;
    4. Wählen Sie im Menü Format - Absatz und ändern Sie (wie in Methode 2 beschrieben) den Zeilenabstand auf „genau“ (am besten auf 4 oder 5 Punkt).

    Methode 8: Die Absatzkontrolle (Hurenkinder / Schusterjungen) für den Fußnoten-Text abschalten

    1. Wählen Sie im Menü Ansicht - Normal;
    2. Wählen Sie im Menü Ansicht - Fußnoten. Markieren Sie alle Fußnoten im Fußnoten-Fenster;
    3. Wählen Sie Menü Ansicht - Absatz;
    4. Klicken Sie auf die Registerkarte „Textfluß“ und schalten Sie die Absatzkontrolle aus. Bestätigen Sie mit OK.

    6. Beim Ausdrucken verschiebt sich das Layout

    Word richtet das Layout immer daran aus, welcher Drucker als Standarddrucker eingestellt ist. Unterschiede (auch minimale) in der Auflösung des Druckers können dann Änderungen im Layout zur Folge haben. Auch Schriften werden ohne Nachfrage ersetzt.

    Die einfachste Möglichkeit ist, das fertige Dokument als PDF-Datei abzuspeichern und so auszudrucken (ab Version 2007 ist Word von Haus aus in der Lage, PDF-Dateien zu speichern). Bei PDF verschiebt sich nichts mehr.

    Alternativ kann man beim endgültigen Layout bereits den Drucker als Standard einstellen, auf dem später ausgedruckt werden soll (Start – Drucker und Faxgeräte – Rechtsklick auf den gewünschten Drucker – als Standard).

    Wenn also geplant ist, ein größeres Word-Dokument im ZDV auszudrucken, am besten immer vorher die Seitenumbrüche etc. nochmals mit dem Zieldrucker als Standard kontrollieren!

    7. Eingefügte Grafiken werden als rotes Kreuz dargestellt

    Das passiert, wenn die Verknüpfung zwischen der Grafikdatei und dem Word-Dokument verloren gegangen ist. In diesem Fall kann man die Grafik markieren und mit F9 die Verknüpfung aktualisieren.
    Innerhalb von Tabellen dürfen Grafiken grundsätzlich nur mit der Option „mit Text in Zeile“ eingefügt werden (das ist der Standard beim Einfügen). Wenn man bei einer Grafik, die sich innerhalb einer Tabelle befindet, nachträglich einen Textfluss einstellt, wird die Grafik spätestens beim nächsten Öffnen als rotes Kreuz angezeigt und muss dann neu eingefügt werden.

    8. Warum druckt Word mein Dokument nicht bis zum eingestellten Seitenrand, sondern "schrumpft" den Text?

    Bestimmt Funktionen erzeugen so genannte „Markups“ im Dokument (z.B. Einfügen – Kommentar).
    Die Standardeinstellung zum Drucken ist normalerweise „Drucken mit Markup“. Das bewirkt, dass die Markups mitgedruckt und die Seiten dann entsprechend verändert werden. 
    Soll das Dokument „richtig“ gedruckt werden, ist darauf zu achten, dass im Fenster Datei-Drucken nicht „Dokument mit Markups“ sondern „Dokument“ eingestellt ist.     'Screenshot:
     

    9. Wie erstelle ich ein Inhaltsverzeichnis, einen Index, ein Abbildungsverzeichnis usw.?

    Im ZDV werden regelmäßig Word-Kurse angeboten. Diese Kurse stehen allen Studierenden und Mitarbeitern der Universität offen. Falls es mal ganz schnell gehen soll: Eine Dokumentvorlage, die schon die wesentlichen Teile für eine Hausarbeit enthält, gibt es inklusive Kurzanleitung hier zum Download: Musterdokument Hausarbeit

    10. Gibt es Skripte zu Word?

    In der Beratungsstelle sind mehrere RRZN-Skripte zu Word erhältlich, die aktuelle Gesamtliste der RRZN-Skripte finden Sie hier.

    11. Zu menem Problem habe ich hier keine Antwort gefunden - was kann ich noch tun?

    Auf der rechten Seite oben (unter dem Punkt "Weiterführende Links") finden Sie einen Link zur offiziellen Webseite "Microsoft Office Online", die Antworten zu zahlreichen Fragen bereithält.

    Die Beratungsstelle des ZDV ist über ein Webformular erreichbar, Sie können uns auch eine E-Mail an  schicken.