Web-Mail (OWA)

1. Einloggen

Bei Outlook Web App (OWA) handelt es sich um ein Webinterface zum Abrufen Ihrer Mails. Sie benötigen lediglich einen aktuellen Webbrowser, um Ihre Mails bearbeiten zu können – die Installation oder Konfiguration eines Mailprogramms entfällt. Daher empfiehlt sich OWA, sofern man die üblichen Sicherheitsmaßnahmen beachtet (Passwort nicht speichern, ausloggen, Browser nach Benutzung vollständig schließen) vor allem für die Nutzung an öffentlichen PCs.

Die Adresse, um OWA aufzurufen, lautet:
https://mail.uni-mainz.de/

(https stellt eine gesicherte ("secure") Verbindung zur Verfügung.)

Im Aussehen orientiert sich OWA stark an Outlook, wodurch erfahrene Nutzer dieses Programms sich rasch zurechtfinden dürften.
Bitte beachten Sie, dass OWA für den Internet Explorer ausgelegt ist. Bei der Verwendung von anderen Browsern kann es passieren, dass Ihnen verschiedene Menüpunkte nicht angezeigt werden.

Nach dem Abmelden sollten alle Browserfenster - nicht nur das Fenster, in dem Sie auf OWA zugegriffen haben - geschlossen werden, da nur so gewährleistet ist, dass die Abmeldeprozedur vollständig ausgeführt wurde. Nur wenn Sie die Anwendung "Internet Explorer" komplett beenden, ist sichergestellt, dass Sie sich aus OWA ausgeloggt haben und niemand unberechtigt Zugriff auf Ihre Daten in OWA erlangen kann.

OWA hat außerdem eine sehr nützliche Hilfefunktion (zu erreichen über den Fragezeichen-Button oben rechts in OWA), in der Sie auch eine informative "Erste-Schritte-Anleitung" finden.
Viele der Exchange-spezifischen Möglichkeiten, wie Abwesenheitsassistent, Regeln zur Filterung von Mails usw. lassen sich auch über OWA nutzen.

2. Signatur

Wenn Sie jeder verschickten E-Mail einen bestimmten Text anfügen wollen, beispielsweise Ihre Adresse und Telefonnummer, können Sie eine Signatur einrichten.
Klicken Sie dazu zunächst in der Navigationsleiste rechts oben auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wählen Sie anschließend den Punkt Optionen:

OWA Signatur ändern

Auf der linken Seite finden Sie nun ein neues Menü, wo Sie den Punkt Einstellungen auswählen. In der Mitte sollte der Reiter Mail bereits ausgewählt sein:

OWA Signatur ändern

Geben Sie nun im Textfeld die gewünschte Signatur ein. Um Ihre Signatur an jede E-Mail anzufügen, setzen Sie unter dem Textfeld ein Häkchen bei Signatur automatisch in meine gesendeten Nachrichten einschließen' Sie können die Signatur jederzeit an der selben Stellen auch wieder ändern. Klicken Sie abschließend auf den Speichern-Button unten links, um die Signatur zu speichern.

Noch ein Hinweis: Üblicherweise beginnt die Signatur mit der Zeichenfolge „— “ (zwei Bindestriche gefolgt von einem Leerzeichen, ohne Anführungszeichen), erst in der darauffolgenden Zeile beginnt der eigentliche Text der Signatur. Hintergrund dieser Konvention ist, dass Mail-Programme erkennen, wo die Signatur beginnt, und diese beim Antworten auf eine Mail dann nicht zitieren.

3. Mails vorsortieren über Regeln

Sie können sich Ihre Mails über OWA mit Hilfe von so genannten Regeln vorsortieren lassen. So können Sie beispielsweise stark spamverdächtige Mails in einen speziellen Ordner schieben lassen, welchen Sie nur von Zeit zu Zeit kontrollieren, Mails mit bestimmtem Betreff automatisch weiterleiten oder Nachrichten von bestimmten Personen in spezielle Ordner verschieben. ACHTUNG: OWA stellt nur eine begrenzte Möglichkeit der Regeleinstellung zur Verfügung. Sollten Sie bereits komplizierte Regeln unter Outlook formuliert haben, so verwalten Sie diese bitte weiter dort, da OWA die Regeleinstellungen andernfalls überspeichern wird. Dies gilt insbesondere für deaktivierte Regeln, Ausnahmen von Regeln und clientseitige Regeln (diese erkennen Sie daran, dass unter Outlook "nur Client" hinter der Regel steht). Unter OWA lassen sich nur Regeln definieren, welche auf dem Server ausgeführt werden.

Um eine Regel anzulegen, wechseln Sie in das Options-Menü: Klicken Sie dazu zunächst in der Navigationsleiste rechts oben auf das Zahnrad-Symbol und wählen dann im Menü den Punkt Optionen:


Klicken Sie dann im Menü links auf 'E-Mail organisieren'. Im rechten Fensterbereich erscheint dann die entsprechende Seite, auf der Sie die Einstellungen unter dem Reiter 'Posteingangsregeln' vornehmen können. Zum Erstellen einer Regel klicken Sie auf das große Plus-Zeichen und wählen Sie 'Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen...' aus:

Im folgenden Beispiel soll eine Regel erstellt werden, die alle Mails, die von einer bestimmten Absenderadresse kommen, automatisch löscht – diese erscheinen also gar nicht erst in Ihrer Inbox, Sie bekommen sie einfach nicht mehr zu sehen.

Nach der Auswahl von 'Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen...' öffnet sich ein Fenster. Geben Sie der neuen Regel zunächst einen aussagekräftigen Namen. Wählen Sie dann unter dem Punkt Wenn die Nachricht eintrifft und Folgendes zutrifft: die Option Enthält diese Wörter in der Absenderadresse....

Es öffnet sich wieder ein kleines Fenster. Geben Sie hier den gewünschten Begriff ein, fügen Sie ihn mit einem Klick auf das Plus-Zeichen hinzu und bestätigen Sie mit 'OK':

In unserem Beispiel werden alle Mails, die "sonnenschein.com" in ihrem Absender haben, gelöscht, wenn Sie dementsprechend unter Gehen Sie wie folgt vor:  den Eintrag Nachricht löschen auswählen und die Regeln mit einem Klick auf Speichern abspeichern:

Sie können die Regel mit einem Klick auf Weitere Optionen... weiter präzisieren, z.B. weitere Kriterien und Ausnahmen definieren.

Wenn Sie Regeln in OWA anlegen, werden alle Regeln, die Sie in Outlook deaktiviert haben, gelöscht. Wenn Sie dies wünschen, können Sie den Hinweis in OWA mit OK bestätigen:

Die eben erstellte Regel wird auf dem Exchange-Server ausgeführt, auch wenn Sie OWA nicht geöffnet haben. Alle Mails, in deren Absenderfeld "sonnenschein.com" vorkommt, werden ohne weitere Nachfrage gelöscht.

In ähnlicher Weise können Sie beliebig viele weitere Regeln erstellen. Es wäre z.B. denkbar, einen Extraordner zu einem bestimmten Thema anzulegen und nach einem Begriff zu filtern, der im Betreff vorkommt oder alle Mails eines Absenders in einen speziellen Ordner zu verschieben. Sie können die Mails in die betreffenden Ordner verschieben, lediglich Kopien dort ablegen oder - wenn Sie sich sicher sind, diese nicht zu benötigen - direkt löschen. Außerdem können Sie einstellen, dass Nachrichten, die ein von Ihnen definiertes Kriterium erfüllen, direkt an andere Personen weitergeleitet werden. Hierzu wählen Sie Nachricht umleiten an und wählen anschließend eine Person aus Ihrem Adressbuch aus.

Die Liste der bisher erstellten Regeln wird im Hauptfenster aufgeführt. Sie können einzelne Regeln durch einfachen Mausklick auswählen und bearbeiten (Stift), löschen (Mülleimer) und die Reihenfolge verändern, in der die Regeln auf eingehende Nachrichten angewandt werden sollen (Pfeile): 

Wenn Sie auf den Kasten links neben der Regel klicken und so den Haken entfernen, wird die Regel deaktiviert.

4. SPAM-Filter

Achtung: Auch hier gilt: Sollten Sie bereits SPAM-Regeln unter Outlook formuliert haben, so verwalten Sie diese bitte weiter dort, da OWA die Regeleinstellungen andernfalls überspeichern wird. Dies gilt insbesondere für deaktivierte Regeln, Ausnahmen von Regeln und clientseitige Regeln (diese erkennen Sie daran, dass unter Outlook "nur Client" hinter der Regel steht). Unter OWA lassen sich nur Regeln definieren, welche auf dem Server ausgeführt werden.

Gehen Sie zunächst in das Optionsmenü: Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste rechts oben auf den Punkt 'Optionen' und wählen Sie dann 'See All Options...' aus:

Wählen Sie dann in der linken Navigation den Punkt 'Zulassen und blockieren' aus:
OWA Spamfilter ändern


Damit der SPAM-Filter eingehende Emails überprüft, muss die Option Junk-E-Mails automatisch filten aktiviert sein. Sie können nun unter Sichere Absender und Empfänger Adressen eingeben und mit einem Klick auf das Kreuz hinzufügen, denen Sie vertrauen. Mails von diesen Absendern werden grundsätzlich nicht herausgefiltert. Sie können allen Mails einer Domain (z. B. gutefreunde.de) oder einer einzelnen Adresse (z. B. freundin@gutefreunde.de) vertrauen. Wenn Sie den Haken bei Meine Kontakte sind vertrauenswürdige Absender stehenlassen, dann sind alle Absender, welche in Ihrem Adressbuch eingetragen sind, automatisch in die Liste der vertrauenswürdigen Absender aufgenommen.



Wenn Sie bestimmte Absender blockieren möchten, scrollen Sie ein wenig runter bis zum Punkt 'Blockierte Absender' und fügen hier die zu blockierenden Absender hinzu. Auch hier können Sie eine Domain  oder eine komplette Adresse angeben.

Um eine Adresse wieder aus einer der Listen zu entfernen, markieren Sie die Adresse und wählen Sie den entsprechenden 'Entfernen'-Button (Minus-Zeichen).

Beim Überprüfen eingehender Nachrichten behandelt der Junk-E-Mail-Filter E-Mail-Adressen vorrangig vor Domänen. Angenommen, in der Liste der blockierten E-Mail-Versender ist die Domäne spamversender.de enthalten, doch die Adresse guter_mensch@spamversender.de steht in Ihrer Liste der sicheren E-Mail-Absender, dann werden Nachrichten von guter_mensch@spamversender.de im Posteingang zugelassen, während alle anderen Nachrichten der Domäne spamversender.de im Junk-E-Mail-Ordner abgelegt werden.

Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben mit einem Klick auf den Speichern-Button unten rechts zu speichern.

5. Neuen Kontakt erstellen

Möchten Sie einen neuen Eintrag in Ihr Adressbuch aufnehmen, so klicken Sie in der Navigation rechts oben zunächst auf Personen:

Es erscheint nun in der linken oberen Ecke ein Plus-Zeichen, das Sie anklicken:

Es öffnet sich ein Fenster, wählen Sie hier Kontakt erstellen und geben Sie anschließend die Daten des Kontaktes ein. Speichern Sie anschließend die angegebenen Daten mit einem Klick auf Speichern:



Damit wird die Person auf der Kontaktliste eingetragen. Möchten Sie den Kontakt wieder aus der Liste entfernen, klicken Sie den Eintrag an und wählen Sie unter Bearbeiten am rechten Bildschirmrand den Punkt Löschen aus:

 

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