Web-Mail (OWA)

1. Einloggen

Bei Outlook Web Access (OWA) handelt es sich um ein Webinterface zum Abrufen Ihrer Mails. Sie  benötigen lediglich einen aktuellen Webbrowser, um Ihre Mails bearbeiten zu können – die Installation oder Konfiguration eines Mailprogramms entfällt. Daher empfiehlt sich OWA, sofern man die üblichen Sicherheitsmaßnahmen beachtet (Passwort nicht speichern, ausloggen, Browser nach Benutzung vollständig schließen) vor allem für die Nutzung von öffentlichen PCs aus.

Die Adresse, um OWA aufzurufen, lautet:
https://mail.uni-mainz.de/

(https stellt eine gesicherte ("secure") Verbindung zur Verfügung.)

Im Aussehen orientiert  sich OWA stark an Outlook, wodurch erfahrene Nutzer dieses Programms sich rasch zurechtfinden dürften.
Bitte beachten Sie, dass OWA für den Internet Explorer ausgelegt ist. Bei der Verwendung von anderen Browsern kann es passieren, dass Ihnen verschiedene Menüpunkte nicht angezeigt werden.

Nach dem Abmelden sollten alle Browserfenster - nicht nur das Fenster, in dem Sie auf OWA zugegriffen haben - geschlossen werden, da nur so gewährleistet ist, dass die Abmeldeprozedur vollständig ausgeführt wurde. Nur wenn Sie die Anwendung "Internet Explorer" komplett beenden, ist sichergestellt, dass Sie sich aus OWA ausgeloggt haben und niemand unberechtigt Zugriff zu Ihren Daten in OWA erlangen kann.

OWA hat außerdem eine sehr nützliche Hilfefunktion (zu erreichen über den Fragezeichen-Button oben rechts in OWA), in der Sie auch eine informative "Erste-Schritte-Anleitung" finden.
Viele der Exchange-spezifischen Möglichkeiten, wie Abwesenheitsassistent, Regeln zur Filterung von Mails usw. lassen sich auch über OWA nutzen.

2. Signatur

Wenn Sie jeder verschickten E-Mail einen bestimmten Text anfügen wollen, beispielsweise Ihre Adresse und Telefonnummer, können Sie eine Signatur einrichten.
Klicken Sie dazu zunächst in der Navigationsleiste rechts oben auf den Punkt 'Optionen' und wählen Sie dann 'See All Options...' aus:

Auf der linken Seite finden Sie nun ein neues Menü, wo Sie den Punkt 'Einstellungen' auswählen. In der Mitte wählen Sie, sollte dies nicht bereits der Fall sein, den Reiter 'E-Mail' aus.

Geben Sie nun im Textfeld die gewünschte Signatur ein. Um Ihre Signatur an jede E-Mail anzufügen, setzen Sie unter dem Textfeld ein Häkchen bei 'Signatur automatisch in eigene gesendete Nachrichten einschließen'. Sie können die Signatur jederzeit an der selben Stellen auch wieder ändern. Klicken Sie abschließend auf den 'Speichern'-Button unten rechts, um die Signatur zu speichern.

Noch ein Hinweis: Üblicherweise beginnt die Signatur mit der Zeichenfolge „— “ (zwei Bindestriche gefolgt von einem Leerzeichen, ohne Anführungszeichen), erst in der darauffolgenden Zeile beginnt der eigentliche Text der Signatur. Hintergrund dieser Konvention ist, daß Mail-Programme erkennen, wo die Signatur beginnt, und diese beim Antworten auf eine Mail dann nicht zitieren.

3. Mails vorsortieren über Regeln

 Sie können sich Ihre Mails über OWA mit Hilfe von so genannten Regeln vorsortieren lassen. So können Sie beispielsweise stark spamverdächtige Mails in einen speziellen Ordner schieben lassen, welchen Sie nur von Zeit zu Zeit kontrollieren, Mails mit bestimmtem Betreff automatisch weiterleiten oder Nachrichten von bestimmten Personen in spezielle Ordner verschieben. ACHTUNG: OWA stellt nur eine begrenzte Möglichkeit der Regeleinstellung zur Verfügung. Sollten Sie bereits komplizierte Regeln unter Outlook formuliert haben, so verwalten Sie diese bitte weiter dort, da OWA die Regeleinstellungen andernfalls überspeichern wird. Dies gilt insbesondere für deaktivierte Regeln, Ausnahmen von Regeln und clientseitige Regeln (diese erkennen Sie daran, dass unter Outlook "nur Client" hinter der Regel steht). Unter OWA lassen sich nur Regeln definieren, welche auf dem Server ausgeführt werden.

Um eine Regel anzulegen, wechseln Sie in das Options-Menü: Klicken Sie dazu zunächst in der Navigationsleiste rechts oben auf den Punkt 'Optionen' und wählen Sie dann 'See All Options...' aus:


Klicken Sie dann im Menü links auf 'E-Mail organisieren'. Im rechten Fensterbereich erscheint dann die entsprechende Seite, auf der Sie die Einstellungen unter dem Reiter 'Posteingangsregeln' vornehmen können. Zum Erstellen einer Regel klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben 'Neu' und wählen Sie 'Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen...' aus:

 

Im folgenden Beispiel soll eine Regel erstellt werden, die alle Mails, die von einer bestimmten Absenderadresse kommen, automatisch löscht – diese erscheinen also gar nicht erst in Ihrer Inbox, Sie bekommen sie einfach nicht mehr zu sehen.

Nach der Auswahl von 'Neue Regel für eingehende Nachrichten erstellen...' öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie hier unter dem Punkt 'Wenn die Nachricht eintrifft und:' die Option 'Enthält diese Wörter in der Absenderadresse...'. Es öffnet sich wieder ein kleines Fenster. Geben Sie hier den gewünschten Begriff ein, fügen Sie ihn mit einem Klick auf das grüne Plus hinzu und bestätigen Sie mit 'OK':

 

Wir nehmen im Beispielfall an, Sie erhalten regelmäßig unerwünschte Mails der Firma Sonnenschein, die Absenderadressen sind , und .
All Ihre Versuche, die Firma zu kontaktieren und zu bitten, man möge Sie aus dem Mailverteiler entfernen, sind gescheitert – Sie bekommen das Zeug trotzdem immer weiter. Die Regel sollte dann folgendermaßen aussehen:

Unter 'Gehen Sie folgendermaßen vor:' haben wir 'Nachricht löschen' ausgewählt.
Klicken Sie abschließend auf den Button 'Speichern' unten rechts.
Wenn Sie Regeln in OWA anlegen, werden alle Regeln, die sie in Outlook deaktiviert haben, gelöscht. Wenn Sie dies wünschen, können Sie den Hinweis in OWA mit 'Ja' bestätigen:

Achtung: Der Absender muss in Ihrem Adressbuch stehen!
Die eben erstellte Regel wird auf dem Exchange-Server ausgeführt, auch wenn Sie OWA nicht geöffnet haben. Alle Mails, in deren Absenderfeld "sonnenschein.com" vorkommt, werden ohne weitere Nachfrage gelöscht.

In ähnlicher Weise können Sie beliebig viele weitere Regeln erstellen. Es wäre z.B. denkbar, einen Extraordner zu einem bestimmten Thema anzulegen und nach einem Begriff zu filtern, der im Betreff vorkommt oder alle Mails eines Absenders in einen speziellen Ordner zu verschieben. Sie können die Mails in die betreffenden Ordner verschieben, lediglich Kopien dort ablegen oder - wenn Sie sich sicher sind, diese nicht zu benötigen - direkt löschen. Ausserdem können Sie einstellen, dass Nachrichten, die ein von Ihnen definiertes Kriterium erfüllen, direkt an andere Personen weitergeleitet werden. Hierzu setzen Sie den Punkt bei "Weiterleiten an" und tragen in der Zeile daneben die E-Mailadresse des Adressaten ein.

Die Liste der bisher erstellten Regeln wird im Hauptfenster aufgeführt. Sie können diese durch einen Doppelklick auf den Namen bearbeiten oder über einen Klick auf das schwarze Kreuz löschen. Mit den beiden Pfeilen rechts neben dem Kreuz können Sie die Reihenfolge der Regeln ändern. In diesem Fall erfolgt eine Zuordnung der Mails zunächst nach den höhergestellten Regeln, die anderen werden erst im Anschluss abgearbeitet:

4. SPAM-Filter

Achtung: Auch hier gilt: Sollten Sie bereits SPAM-Regeln unter Outlook formuliert haben, so verwalten Sie diese bitte weiter dort, da OWA die Regeleinstellungen andernfalls überspeichern wird. Dies gilt insbesondere für deaktivierte Regeln, Ausnahmen von Regeln und clientseitige Regeln (diese erkennen Sie daran, dass unter Outlook "nur Client" hinter der Regel steht). Unter OWA lassen sich nur Regeln definieren, welche auf dem Server ausgeführt werden.

Gehen Sie zunächst in das Optionsmenü: Klicken Sie dazu in der Navigationsleiste rechts oben auf den Punkt 'Optionen' und wählen Sie dann 'See All Options...' aus:

Wählen Sie dann in der linken Navigation den Punkt 'Zulassen und blockieren' aus:


Damit der SPAM-Filter eingehende Emails überprüft, muss die Option 'Automatisch Junk-E-Mail filtern' aktiviert sein:


Sie können nun unter 'Sichere Absender und Empfänger' Adressen eingeben und mit einem Klick auf das grüne Kreuz hinzufügen, denen Sie vertrauen. Mails von diesen Absendern werden grundsätzlich nicht herausgefiltert. Sie können allen Mails einer Domain (z. B. gutefreunde.de) oder einer einzelnen Adresse (z. B. freundin@gutefreunde.de) vertrauen. Wenn Sie den Haken bei 'Meine Kontakte sind sichere Absender' stehenlassen, dann sind alle Absender, welche in Ihrem Adressbuch eingetragen sind, automatisch in die Liste der sicheren Absender aufgenommen.


Wenn Sie bestimmte Absender blockieren möchten, scrollen Sie ein wenig runter bis zum Punkt 'Blockierte Absender' und fügen hier die zu blockierenden Absender hinzu. Auch hier können Sie eine Domain  oder eine komplette Adresse angeben.

Um eine Adresse wieder aus einer der Listen zu entfernen, markieren Sie die Adresse und wählen Sie den entsprechenden 'Entfernen'-Button.

Beim Überprüfen eingehender Nachrichten behandelt der Junk-E-Mail-Filter E-Mail-Adressen vorrangig vor Domänen. Angenommen, in der Liste der blockierten E-Mail-Versender ist die Domäne spamversender.de enthalten, doch die Adresse steht in Ihrer Liste der sicheren E-Mail-Absender. In diesem Fall werden Nachrichten von im Posteingang zugelassen, während alle anderen Nachrichten der Domäne spamversenderim Junk-E-Mail-Ordner abgelegt werden.

Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben mit einem Klick auf den 'Speichern'-Button unten rechts zu speichern.

5. Neuen Kontakt erstellen

Möchten Sie einen neuen Eintrag in Ihr Adressbuch aufnehmen, so klicken Sie in der linken Menüleiste zunächst auf 'Kontakte'. Im Hauptfenster wählen Sie 'Neu', im aufklappenden Menü 'Kontakt'.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie den Namen, die E-Mailadresse und evtl. zusätzliche Informationen zur Person eingeben können. Ist Ihr neuer Eintrag vollendet, so klicken Sie  auf 'Speichern und schließen' am oberen Fensterrand:

Damit wird die Person auf der Kontaktliste eingetragen. Nach einem Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag können Sie 'Löschen' auswählen, um den Kontakt wieder zu entfernen:

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