PDF-Dateien erstellen

1. Was ist eine PDF-Datei?

PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format. Damit ist es möglich, die unterschiedlichsten Dokumente (Texte, Tabellen, Zeichnungen, Bewerbungen, eingescannte Urkunden) elektronisch zu veröffentlichen. Sie können dann auf jedem Rechner betrachtet werden, unabhängig vom Betriebssystem und der Sprache des Betriebssystems.
Ein solches PDF kann aus nahezu jedem beliebigen Programm heraus erstellt werden. Dabei bleibt die Originalansicht erhalten. Es spielt keine Rolle, ob der Betrachter beispielsweise die im Dokument verwendeten Schriften auf seinem Rechner installiert hat.

Das Programm zum Betrachten eines PDFs ist kostenlos im Internet erhältlich, es heißt "Acrobat Reader", bzw. in der neuesten Version "Adobe Reader". An der Universität Mainz ist es bereits vorinstalliert; sollten Sie es zu Hause nicht zur Verfügung haben, können Sie es sich auf der Seite von Adobe herunterladen.

An der Universität Mainz steht in der Windows-Domäne uni-mainz.de ein zentraler PDF-Druckserver zur Verfügung. Damit können Mitarbeiter und Studierende bequem und einfach PDF-Dokumente erzeugen.

2. Wie erstelle ich eine PDF-Datei?

Klicken Sie in der Menüleiste des von Ihnen verwendeten Programms (z.B. "Word") auf 'Datei' -> 'Drucken'. Es öffnet sich ein Fenster mit den Druckoptionen. Hier wählen Sie den Namen eines PDF-Druckers aus.

PDF-Druckerwahl

Gegebenenfalls geben Sie weitere Einstellungen in den Eigenschaften (Hoch/Querformat, Papiergröße) und bestätigen anschließend mit 'OK'.

Wird hier als Drucker 'Adobe PDF' ausgewählt und anschließend mit 'OK' bestätigt, kann die PDF-Datei sofort erstellt und an einem beliebigen Ort, etwa im persönlichen Heimverzeichnis, abgespeichert werden. Dies funktioniert auch beim Zugriff über eine Remotedesktopverbindung (Terminalserver).

Wird ein 'pdfserver'-Drucker ausgewählt, gilt die folgende Anleitung:

Abhängig von der weiteren Verwendung müssen Sie im Drucker-Menü eines der fünf Werkzeuge auswählen:

  • Das Dokument soll später ausgedruckt werden: PDF-Druck (für Bürodrucker, ZDV-Drucker und die Zentraldruckerei der Universität);
  • Das Dokument soll auf Webseiten betrachtet werden: PDF-Web (hier ist die Dateigröße am kleinsten);
  • Das Dokument soll auf Webseiten betrachtet und auch ausgedruckt werden: PDF-Web-und-Druck (Sie erhalten je ein PDF-Dokument);
  • Das Dokument soll auf einem Posterdrucker des ZDV ausgedruckt werden: PDF-Poster-ZDV;
  • Das Dokument soll auf hochauflösenden Druckereimaschinen gedruckt werden: PDF-Druckerei (nicht standardmäßig eingerichtet).
Sie erhalten eine E-Mail-Nachricht an Ihr Uni-Mainz Mailpostfach (username@uni-mainz.de bzw. username@students.uni-mainz.de), sobald die Datei für Sie verfügbar ist.  Sollte die Erstellung der Datei mißlungen sein, erhalten Sie ebenfalls eine Nachricht. Darin werden Sie gebeten, einen Dateinamen möglichst ohne Sonderzeichen, besonders aber ohne "&", "%", "§", "@", "~" und ohne "exotische" Schriftzeichen zu verwenden.

Bitte beachten Sie: Der Zeitpunkt, zu dem Sie diese E-Mail erhalten, ist abhängig vom Intervall, in dem das von Ihnen benutzte Mailprogramm neue E-Mail vom Server abholt. Wir empfehlen die Benutzung von Outlook.

Achtung: Sollten die Datei den PDF-Server nicht erreicht haben, erhalten sie keine E-Mail. Das kann passieren, wenn Sie die die Angaben unter Punkt vier nicht beachten.

3. Wo finde ich die erstellte PDF-Datei?

Die erstellte PDF-Datei befindet sich zunächst in einem Ordner mit Ihrem Benutzernamen auf dem PDF-Server. Um diese in Ihrem Heimverzeichnis zu speichern können Sie entweder auf den entsprechenden Link in Ihrer E-Mail klicken oder den Ordner manuell anwählen:

Gehen Sie auf Start -> Ausführen. Im nun erscheinenden Fenster geben Sie \\pdfserver\pdf ein. (Achtung: Backslash, kein Schrägstrich!)

Start - Ausführen. Eingabe: \pdfserver\pdf

Es öffnet sich ein Explorerfenster mit vielen Ordnern, die nach Benutzernamen benannt sind. Hier suchen Sie den Ordner mit Ihrem Benutzernamen, den öffnen Sie. Sie sehen nun mehrere Ordner und wählen  den Ordnernamen, der zu dem von Ihnen ausgewählten PDF-Drucker gehört ("Druck", "Web", "Poster-ZDV" etc.).
Jetzt kopieren Sie die PDF-Datei in Ihr Heimverzeichnis: mit der rechten Maustaste anklicken, 'Kopieren' anklicken, in den passenden Ordner auf Ihrem Laufwerk U:\ wechseln, dort rechte Maustaste klicken und dann 'Einfügen' auswählen. Hiermit sollten Sie sich nicht länger als einen Tag Zeit nehmen, denn nach 24 Stunden wird der Ordner mit Ihrem Benutzernamen auf dem PDF-Server automatisch gelöscht.

4. Was ist bei der Erstellung von PDF-Dateien unbedingt zu beachten?

Auf Grund der häufigen Nutzung kann der PDF-Druckserver zu Stoßzeiten etwas mehr Zeit als üblich benötigen.

Wichtiger Hinweis: Die Dateigröße sollte 100 MB nicht überschreiten. Wenn Sie größere Dateien in PDF umwandeln wollen, nehmen Sie bitte vorher Kontakt zur Hotline auf!

Häufige Fehlerquellen bei der Erstellung von PDF

  • Bitte verwenden Sie keine Sonderzeichen im Namen des Dokumentes, das Sie zum PDF-Server schicken, besonders keine "&", "%", "§", "@", "~" und keine "exotischen" Schriftzeichen. Gerade wenn Sie aus Webbrowsern heraus drucken, schleichen sich diese Zeichen gerne in den Dokumentennamen ein. Bitte überprüfen Sie die Namen genau!
  • Achten Sie darauf, dass der Name des Dokumentes nicht länger als 63 Zeichen ist. 
  • Haben Sie Geduld! Das Erstellen der PDF-Datei kann eine gewisse Weile dauern. Pro DinA 4-Seite Text benötigt der PDF-Druckserver etwa eine Sekunde für die Umwandlung des Dokuments, bei Seiten mit Bildern dauert es länger. Hinzu kommt die Zeit, die Ihr Programm benötigt, um die Datei zum Drucker zu schicken. Das Tempo des PDF-Servers ist auch abhängig von der Anzahl der Aufträge in der Serverschlange: je mehr Dateien bearbeitet werden, desto länger braucht die Erstellung Ihres Dokuments.
  • Bitte schicken Sie den gleichen Druckauftrag nicht mehrmals hintereinander ab. Dadurch bekommen Sie Ihren Druck nicht schneller, im Gegenteil: der Server wird eher überlastet.
  • Bitte senden Sie nicht mehrere Dateien kurz hintereinander an den PDF-Server, sondern warten Sie jeweils, bis das vorgehende Dokument erstellt ist. Dies können Sie entweder in Ihrem persönlichen Ordner auf dem PDF-Server überprüfen, oder Sie warten auf die E-Mail vom PDF-Server.
  • Um das Erstellen Ihres PDF nicht zu gefährden, dürfen Sie sich nicht vom Computer abmelden, bevor Ihr Druck in der Druckerwarteschlange gelandet ist (Druckersymbol unten rechts). Wenn in der PDF-Druckerwarteschlange die Zahlen der Jobs längerfristig >0 sind, sagen Sie bitte im ZDV Bescheid.

5. Was kann ich tun, wenn ich keinen PDF-Drucker sehe?

Nomalerweise sollten Sie automatisch die Drucker des PDF-Servers im Druckermenü verbunden haben. In Einzelfällen kann es jedoch vorkommen, dass die Drucker fehlen. In diesem Fall können Sie sich folgendermaßen helfen:

Gehen Sie auf Start -> Ausführen. Im nun erscheinenden Fenster geben Sie \pdfserver ein.

Gehen Sie auf Start -> Ausführen und geben Sie \pdfserver ein.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Drucker des PDF-Servers dargestellt werden. Mit einem rechten Mausklick können Sie einen der Drucker auswählen und im Kontextmenü auf "Verbinden..." klicken. Der Drucker wird nun verbunden.

rechter Mauklick -> Drucker verbinden

Beim nächsten Öffnen des Druckermenüs wird nun der verbundene PDF-Drucker angezeigt.


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